La comunicación dentro de las organizaciones es relevante para optimizar la productividad y eficiencia, y en la actualidad ha evolucionado ofreciendo oportunidades y retos, a través del uso de las herramientas digitales. Sin embargo, el simple hecho de enviar un mensaje o transmitir información mediante las plataformas, no es garantía de una comunicación efectiva. Por ello en este blog compartiré algunos consejos prácticos para optimizar la comunicación mediante las herramientas digitales.
Dado que vivimos en la era digital, estoy segura que has tenido la oportunidad de usar alguna de las siguientes herramientas, ya sea para enviar mensajes en Slack o Microsoft Teams, al comunicarte cara a cara mediante reuniones por Zoom, Google Meet o Skype, e incluso el uso Gmail o Outlook que se maneja de manera diaria en las organizaciones. Si te has podido percatar el uso de estas herramientas otorga múltiples beneficios como tener una interacción más rápida, compartir de manera fácil la información, organización de eventos, reuniones y mucho más.
Entonces, ¿Cómo podemos optimizar la comunicación dentro de nuestra organización?
En primer lugar, partiremos de la herramienta elegida como medio principal de comunicación, esta debe ser entendida y dominada por los colaboradores, lo cual se logrará a través de capacitaciones continuas, en parte porque las herramientas digitales evolucionan constantemente y estas actualizaciones contienen nuevas y diferentes funcionalidades que pueden llegar a mejorar aún más la productividad, por ejemplo algunos colaboradores a pesar de ser “usuarios expertos”, al no conocer las nuevas funciones o características, pueden perder la oportunidad de optimizar su flujo de trabajo. Por ello es crucial que la empresa fomente o proporcione una estrategia de capacitación continua, para asegurar que cada miembro del equipo reciba formación tanto básica o necesaria según sea necesario.
También es importante destacar que algunos colaboradores no están completamente familiarizados con las herramientas digitales, incluso algunos podrían necesitar más tiempo o una instrucción más detallada, para este tipo de caso se puede se puede designar “embajadores digitales” que serían miembros del equipo que puedan ayudar a que todos se sientan cómodos usando las plataformas y de ese modo poder adaptar la capacitación de una forma más personalizada al nivel de conocimiento de cada miembro del equipo.
Además la instrucción debe aplicarse para las herramientas de comunicación digital en tiempo real como son Skype, Google Meet o Zoom, las cuales contienen funciones avanzadas de cómo grabación de reuniones, compartir pantallas o editar documentos en tiempo real, aunque estas características pueden parecer simples, su uso adecuado da como resultado un aumento en la productividad de la empresa, y este va de la mano de las normas que son necesarias establecer para las reuniones virtuales, tales como solicitar a los colaboradores mantener los micrófonos en silencio, cámaras encendidas para fomentar una interacción más personalizado o un fondo de pantalla apropiado, distintiva de la organización o que no distraigan durante las reuniones.
Otra recomendación clave para optimizar la comunicación digital es que todos sepan de manera clara la finalidad de cada canal de comunicación, si bien las herramientas proporcionan muchas opciones, es fundamental definir los canales de manera específica para distintos temas, proyectos o equipos dentro de la organización, de esta manera se mantiene la información organizada adecuadamente, evitando que los colaboradores se sientan abrumados por un exceso de notificaciones y mensaje irrelevantes.
Es igual de importante respetar los tiempos de trabajo, para evitar la fatiga digital, si bien las herramientas digitales nos permiten una comunicación instantánea y la posibilidad de estar siempre conectados, es necesario evitarla en los tiempos de descanso , esto no solo mejorará la salud mental y física de los colaboradores, sino que ayudará a que la comunicación sea más efectiva.
Ahora parte de mejorar la comunicación mediante herramientas digitales es asegurar la privacidad de los colaboradores y protección de información o datos corporativos. El uso de herramientas de encriptación y autenticación en aplicaciones de mensajería y correos electrónicos es una medida básica pero efectiva para poder asegurar que los datos enviados estén seguros y que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ellos, incluso lo más recomendable es establecer políticas estrictas sobre el uso de contraseñas como que sean robustas y renovarlas periódicamente.
Un paso adicional para reforzar la seguridad digital en las herramientas de comunicación es asegurarse que los colaboradores estén actualizados sobre las últimas amenazas cibernéticas y cómo pueden prevenirlas, estas acciones pueden marcar la diferencia como por ejemplo, enseñarles a identificar correos electrónicos fraudulentos (phishing) o cómo identificar intentos de suplantación de identidad. Además, se deben establecer normas claras sobre el uso de redes Wi-Fi públicas, asegurándose de que los colaboradores sepan que es arriesgado acceder a información empresarial importante desde redes no seguras.
En conclusión las herramientas digitales son esenciales para optimizar la comunicación dentro de las organizaciones, pero para que sean efectivas, es crucial implementar estrategias claras. La capacitación continua y la asignación de “embajadores digitales” permiten que los colaboradores aprovechen al máximo las plataformas disponibles, mientras que la definición clara de canales de comunicación y el respeto por los tiempos de descanso aseguran un flujo de trabajo eficiente y saludable.
Además, la seguridad de la información es clave. El uso de encriptación, autenticación multifactor y políticas de contraseñas robustas protege los datos sensibles. Formar a los colaboradores para que puedan reconocer amenazas cibernéticas.
En resumen, para que la comunicación digital sea efectiva, las organizaciones deben enfocarse en capacitación, seguridad y organización, lo que permitirá una interacción más eficiente y segura entre los equipos.
