Desde el panorama de la estructura organizativa en una empresa y un mundo cada vez más digitalizado; se vuelve relevante la necesidad de mantener la información organizada y accesible.
Independientemente de su tamaño y sector, las empresas se enfrentan a la tarea de gestionar una gran cantidad de información, que abarca desde los documentos legales hasta las comunicaciones internas y hay que recordar que actualmente el mundo empresarial demanda constantemente eficiencia en el uso de las herramientas digitales; debido a que se volvieron pieza clave para la gestión administrativa y operativa
La información fluye incesantemente y las carpetas digitales emergen como una pieza clave para mantener el ritmo y garantizar el éxito, por ello en este blog, proporcionaremos consejos prácticos para mejorar y aprovechar al máximo el potencial de las mismas.
¿QUÉ ES UNA CARPETA DIGITAL?
Su concepto es similar al de una carpeta física en el sentido que es como un contenedor virtual, con la diferencia que existen en el sistema de archivo de la computadora dentro de la organización o en el servicio de almacenamiento de la nube. Al crearlas suelen estar de manera estructurada con carpetas principales, que contienen subcarpetas y estas contienen archivos individuales y cada carpeta puede estar etiquetada con un nombre descriptivo que refleje su contenido. Estas se diferencian porque ofrecen ventajas adicionales, tales como que la capacidad de poder realizar búsquedas rápidas, se puede acceder a los archivos desde cualquier ubicación con acceso a internet y compartir la información con miembros del equipo.
PUNTOS CLAVE PARA LA ORGANIZACIÓN DE CARPETAS
1. ESTRUCTURA JERÁRQUICA:
Se debe establecer una estructura comenzando con una carpeta principal para categorías amplias y luego subdivide según sea necesario.
- Realizar una división departamental como; recursos humanos, finanzas, ventas, etc.
- Cada departamento debe tener sus propias subcarpetas de acuerdo a las funciones que realizan por ejemplo el área de recursos humanos; contratación, capacitación, nóminas, etc.
- Cada subcarpeta contiene los archivos u otra información relevante para esta área.
2. NOMENCLATURA:
Esta debe ser clara y consistente, se debe usar nombres descriptivos para las carpetas y archivos, esto facilitará la búsqueda de los documentos.
- Usar nomenclatura abreviada donde incluya las iniciales del departamento seguidas de un guión bajo y la descripción de la función o contenido.
- Evitar caracteres especiales y espacios en blanco ya que pueden causar problemas en algunos sistemas.
3. USO DE PALABRAS CLAVE:
Considera incluir palabras clave en los nombres de las carpetas para facilitar la búsqueda.
- Por ejemplo, la carpeta “PROYECTOS” se le incluirá palabras clave como cliente junto al nombre se le añade el año actual “2024”.
4. FECHAS DE LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN:
En algunas situaciones puede ser útil organizar las carpetas por fecha especialmente si trabajas con archivos que se actualizan con frecuencia o que tienen fecha de vencimiento.
- Las carpetas principales se organizan por años.
- Y las subcarpetas por meses; dentro de cada una se encuentra las subcarpetas por departamento.
5. ELIMINACIÓN REGULAR DE ARCHIVOS OBSOLETOS:
Parte de la organización de una carpeta es el requerimiento de una revisión constante para identificar aquellos archivos que ya no sean necesarios.
6. BACKUP Y ALMACENAMIENTO SEGURO:
Asegurarse de realizar copias de seguridad periódicas de las carpetas digitales y almacenarlas en un lugar seguro.
CONCLUSIÓN:
En el este blog hemos explorado varios puntos para mejorar la organización de carpetas en un entorno empresarial, pero esta no solo se limita a nuestro trabajo, también se puede transformar para gestionar nuestros archivos personales; fotos, documentos importantes, recuerdos, etc., donde cuando necesites alguna información todo esté al alcance de tus manos, debido a que la organización de carpetas digitales es una inversión de tiempo que vale la pena y a largo plazo ahorraremos tiempo y frustración.
