Si alguna vez escuchaste hablar de automatización, es importante aterrizar las ideas que tenemos para definir bien la automatización en procesos digitales.
Definimos automatización como el conjunto de elementos o procesos informáticos, que operan con mínima o nula intervención humana, con el fin de optimizar y mejorar el funcionamiento de los procesos, reduciendo los recursos, tiempo y errores.
Automatizando el área de ventas
La tarea diaria de un vendedor es más que sólo vender, según datos globales el 64% de su tiempo laboral está destinado a enviar correos, asistir a reuniones y revisiones, recopilar datos y actualizar su base de datos en un CRM o archivo excel, buscar clientes potenciales, empresas calificadas y hasta elaborar documentos y presentaciones comerciales.
Teniendo en cuenta que el éxito de cierres de venta es más rentable para la empresa y evidentemente para cada vendedor, ¿por qué no simplificar tareas que pueden hacerse de forma automática y aprovechar mejor el tiempo laboral?
Implementar la automatización en ventas puede sonar muy abrumador al inicio, pero en realidad es más simple de lo que parece; por ejemplo podemos automatizar la generación de leads, envío de documentos y creación de propuestas. Además de la ayuda en optimizar la gestión de los CRM y optimizar el tiempo en la comunicación con el cliente, lo que mejora la relación a largo plazo.
¿Cómo empezar?
La automatización parte de un análisis interno de todo el proceso que se realiza en el área de ventas, desde la tarea de encontrar leads hasta la atención post venta.
Conociendo la ruta de los datos y la secuencia de tareas con ellos, es más fácil ver que procesos se pueden hacer de forma automática sin intervención humana, restando la carga de trabajo y acortando los tiempos de tarea en tarea.
Analicemos un ejemplo del proceso de atención durante la venta y el tiempo promedio de cada tarea que conlleva el proceso:
- Recepción de Lead, incluyendo toma de datos; tiempo estimado variable.
- Registro de datos en CRM o base de datos de Excel; de 5-10 minutos.
- Enviar correo informativo de la empresa y servicio/producto solicitado; de 5-10 minutos.
- Realizar llamadas para concretar reunión; de 20-30 minutos.
- Creación y envío de cotización; de 15-30 minutos.
- Seguimiento de cierre de venta; hasta 24 horas.
- Cierre de venta exitoso o rechazado; hasta 48 horas.
- Seguimiento post-venta; hasta 24 horas.
Veamos qué tareas podemos automatizar y como:
- Recepción de Lead, incluyendo toma de datos.
- Registro de datos en CRM o base de datos de Excel: podemos integrar nuestras campañas de redes sociales o formularios web para que sean registrados automáticamente en un CRM o Google sheets. Tiempo de demora promedio 3-5 segundos.
- Enviar correo informativo de la empresa y servicio/producto solicitado: una vez ingresado un nuevo registro a la base de datos, podemos realizar un envío de información primario, previamente configurado como plantilla, y personalizarlo con los datos ingresados. Tiempo de demora promedio 5-8 segundos.
- Realizar llamadas para concretar reunión; 20-30 minutos. ¡Agreguemos recordatorios de llamada!
- Creación y envío de cotización: generamos una tarea automática de creación de cotización cruzando información del lead y del registro de la llamada y posterior a ello el envío de correo automático. Tiempo estimado de hasta 5 minutos.
- Seguimiento de cierre de venta; hasta 24 horas. ¡Podemos programar envío de SMS de seguimiento o recordatorio de llamadas!
- Cierre de venta exitoso o rechazado; hasta 48 horas.
- Seguimiento post-venta; hasta 24 horas.
Tomando sólo algunos puntos del proceso enlistado anteriormente vemos un considerable ahorro de tiempo por un cliente, imaginemos en volumen.
Automatizando para fidelizar
Si conseguir clientes es una tarea difícil, perderlos es mucho más fácil, siendo la principal razón una mala experiencia de atención y/o producto.
¿Cómo mejorar la atención al cliente con automatización?
La automatización del servicio de atención al cliente implica el uso de herramientas digitales para mejorar las tareas diarias, con el propósito de aumentar la productividad de la empresa de cara al cliente y resolver sus problemas de manera más eficiente.
Si bien lo explicamos y vimos que el proceso de automatización es sencillo y práctico, consideramos importante que conozcas las ventajas y desventajas de automatizar el servicio al cliente.
Analicemos las ventajas:
Los clientes siempre tendrán una respuesta oportuna, a través de canales de preguntas frecuentes, chatbots y canales de ayuda que pueden ser automatizados de forma parcial para tener una respuesta 24/7.
Mejor atención a las solicitudes de información, podemos recibir los datos de leads interesados y calificarlos a través de tags para redirigirlos al personal idóneo para que no sean derivados de un canal a otro.
Incrementar la satisfacción del cliente, a través de comunicación efectiva después del primer contacto y el cierre de la venta.
Ahorro de recursos, automatizando tareas del área de ventas, se optimizará el tiempo de atención y a la larga se traducirá en dinero.
Sin cambios en las plataformas usadas, la mayoría de las herramientas cuenta con medios para integrarse para automatizar procesos.
Sobre las desventajas:
- Si automatizamos todo podríamos perder el contacto con el lead interesado, no es bueno dar la sensación de ser robots y tener todo milimétricamente cuadrado.
- Incapacidad para resolver problemas complejos, siempre habrá acontecimientos o información que no encaja en un flujo y necesita atención personalizada y de una persona.
Con las cosas claras puestas sobre la mesa, te invitamos a que empieces a analizar y descubrir que procesos puedes automatizar para mejorar tu área de ventas y fidelizar a cada cliente que toque tu puerta.
Cuenta con PROEFEX para recibir asesoría personalizada e identificar como automatizar el proceso juntos.
