En un mundo cada vez más digitalizado, las empresas buscan optimizar sus procesos y aumentar su eficiencia mediante la automatización.
Dos de los conceptos más populares cuando hablamos de automatizaciones son RPA (Robotic Process Automation) y BPM (Business Process Management). Aunque a menudo se confunden, son conceptos y soluciones complementarias que pueden ofrecer grandes beneficios cuando se utilizan de forma conjunta.
En definitiva, las automatizaciones digitales son herramientas que transforman la forma en que operan las empresas.
RPA: Automatizando tareas repetitivas
RPA, siginifica Robotic Process Automation ó automatización robótica de procesos, y se basa en bots que imitan las acciones humanas en interfaces de usuario, como navegar por sitios web, introducir datos, copiar y pegar información, etc.
Son ideales para automatizar acciones repetitivas, esta tecnología permite automatizar las tareas que normalmente realizan los colaboradores o empleados.
Aplicaciones de RPA:
- Introducción de datos: Extraer información de documentos y formularios para ingresarla en sistemas.
- Procesamiento de pedidos: Gestionar pedidos online desde la recepción hasta la entrega.
- Atención al cliente: Responder preguntas frecuentes, brindar asistencia básica, gestionar solicitudes de baja, cambio de datos, etc.
- Finanzas: Conciliación bancaria, procesamiento de pagos, generación de informes.
- Procesamiento de datos: Extraer datos de facturas, pedidos o documentos, introducirlos en sistemas informáticos.
Aplicación práctica de RPA:
Un banco automatiza la gestión de solicitudes de préstamos hipotecarios. El bot extrae datos de la solicitud, verifica la información crediticia y genera un informe para el analista.
BPM: Optimizando flujos de trabajo completos
BPM, significa Business Process Management, o gestión de procesos de negocio, se enfoca en el análisis, diseño y mejora de los procesos de negocio en su conjunto. Busca la eficiencia y la optimización del flujo de trabajo, incluyendo la automatización de tareas, su análisis, diseño, reingeniería y optimización.
Aplicaciones de BPM:
- Automatización de flujos de trabajo: Aprobar solicitudes de vacaciones, gestionar pedidos de compra, etc.
- Análisis de procesos: Identificar cuellos de botella y áreas de mejora en los procesos.
- Mejora continua: Implementar cambios y mejoras en los procesos de forma sistemática.
Aplicación práctica de BPM:
Una empresa implementa un sistema BPM para gestionar el proceso de producción. El sistema permite automatizar tareas como la generación de pedidos, la planificación de la producción y el control de calidad.
RPA y BPM: trabajando juntos
RPA y BPM no son excluyentes, sino que se pueden complementar para lograr una mayor eficiencia y tener soluciones más completas y efectivas.
RPA puede automatizar tareas específicas dentro de un proceso más amplio gestionado por BPM.
Ejemplos aplicativos
- En el caso de un banco, el bot de RPA podría integrarse con el sistema BPM para automatizar la extracción de datos de la solicitud de préstamo.
- Imaginemos un proceso de compra en una empresa, RPA se puede utilizar para automatizar la introducción de datos de pedidos en el sistema informático, mientras que BPM se puede utilizar para analizar el proceso completo de compra, desde la recepción del pedido hasta la entrega del producto, e identificar áreas de mejora.
Es así como unimos estos dos grandes conceptos, no sólo haciendo que trabajen juntos sino que trabajen para nosotros.
Beneficios de las automatizaciones digitales
- Reducción de costos: Automatizar tareas repetitivas libera a los empleados para que se enfoquen en actividades de mayor valor.
- Mejora de la eficiencia: Los procesos automatizados son más rápidos, precisos y reducen los recursos asociados a tareas manuales.
- Mayor satisfacción del cliente: Se reduce el tiempo de espera y se mejora la calidad del servicio.
- Mejora de la productividad: Los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas más creativas y estratégicas.
- Reducción de errores: Los bots de RPA son precisos y consistentes, lo que reduce el riesgo de errores humanos.
Conclusión
Las automatizaciones digitales, como RPA y BPM, son herramientas poderosas que pueden ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia, productividad y competitividad, siendo herramientas clave en la transformación digital de las empresas. La elección de la tecnología adecuada dependerá de las necesidades específicas de cada empresa. Sin embargo, la mejor manera de aprovechar al máximo las ventajas de la automatización es utilizar ambos conceptos, de forma conjunta para optimizar procesos y aumentar la eficiencia dentro de nuestras empresas.
Recuerda
- RPA se enfoca en automatizar tareas repetitivas.
- BPM optimiza flujos de trabajo completos.
- Juntas ofrecen una solución completa para la automatización.
